Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento y desarrollador

IOTEC Forms es una aplicación desarrollada por IOTEC para uso exclusivo de su cliente UTEN Colombia. UTEN Colombia es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus trabajadores que utilizan la plataforma. IOTEC actúa como desarrollador tecnológico y, en lo que corresponda, como encargado o proveedor del servicio técnico, sin ofrecer la aplicación al público general.

1.1. Cliente y responsable (UTEN Colombia)

1.2. Desarrollador (IOTEC)

2. Ámbito de aplicación y acceso restringido

Esta Política aplica al uso de IOTEC Forms por parte de trabajadores de UTEN Colombia (y, si UTEN lo habilita expresamente, personal vinculado a su operación) que necesitan la app para diligenciar formularios operativos, de seguridad (HSE), inspecciones preoperacionales, reportes de campo y demás formatos digitales disponibles en la plataforma.

2.1. No es una aplicación de acceso público

• IOTEC Forms no está dirigida al público general ni a consumidores finales. No es una app abierta para descarga y registro libre.
• Solo pueden acceder usuarios registrados y autorizados por UTEN Colombia, que requieren una cuenta de acceso habilitada para usar el sistema.
• El inicio de sesión se realiza con correo institucional de UTEN Colombia (cuenta Google asociada al dominio / correo corporativo de UTEN). Las cuentas de correo personales o ajenas a UTEN no tienen acceso legítimo a la plataforma.
• La disponibilidad de la aplicación en Google Play no implica acceso abierto: el uso efectivo queda condicionado a la autenticación y a la habilitación previa del usuario por parte de UTEN.

Quien no sea trabajador o usuario autorizado de UTEN Colombia no debe utilizar la aplicación ni suministrar datos personales a través de ella.

3. Datos que recopilamos

Según el uso de la aplicación, podemos tratar las siguientes categorías:

3.1. Datos de identificación y cuenta

• Nombre y correo electrónico institucional de UTEN Colombia asociados a la cuenta de Google usada para iniciar sesión (Google Sign-In), únicamente de usuarios registrados y habilitados.
• Identificadores de sesión / token de autenticación almacenados de forma local en el dispositivo.
• Rol o perfil de acceso asignado por UTEN (por ejemplo técnico, supervisor, HSE, administración).

3.2. Datos laborales y de formularios

• Información diligenciada en formularios digitales (inspecciones, reportes, horas extra u otros formatos habilitados), que puede incluir: número de cédula, placa de vehículo o motocicleta, kilometraje, observaciones operativas, respuestas de checklist, y datos de ubicación laboral asociados al registro.
• Firmas digitales capturadas en la app cuando el formato lo exige.

3.3. Datos de ubicación

• Coordenadas GPS (latitud y longitud) cuando un formulario solicita la ubicación de la inspección o del registro en campo, previa autorización del permiso de ubicación del dispositivo.

3.4. Imágenes y archivos

• Fotografías tomadas con la cámara o seleccionadas de la galería, cuando el formato lo requiere (evidencias, estado del vehículo, novedades, etc.).
• Imágenes de firma y demás archivos adjuntos del formulario.

3.5. Datos técnicos y de notificaciones

• Token de notificaciones push (Firebase Cloud Messaging) para enviar avisos operativos relacionados con la app.
• Datos técnicos necesarios para el funcionamiento (versión de la app, estado de sincronización, errores de envío), sin fines de publicidad comportamental.

No vendemos datos personales. No utilizamos la información de formularios para publicidad dirigida a terceros.

4. Finalidades del tratamiento

• Autenticar usuarios autorizados y controlar el acceso a la plataforma.
• Permitir el diligenciamiento, almacenamiento, sincronización y consulta de formularios operativos y de seguridad.
• Generar evidencias (fotos, firmas, ubicación) asociadas a inspecciones y reportes.
• Gestionar flujos internos (aprobaciones, reportes, notificaciones, soporte).
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, de seguridad industrial y de auditoría.
• Mejorar la estabilidad y seguridad del servicio (diagnóstico técnico, prevención de fraude o uso no autorizado).

5. Base legal y autorización

El tratamiento se realiza con base en: (i) la autorización del titular y/o la relación laboral o contractual con UTEN Colombia; (ii) la ejecución de actividades operativas legítimas de UTEN mediante la herramienta desarrollada por IOTEC; y (iii) el cumplimiento de deberes legales aplicables. Al iniciar sesión con su correo institucional de UTEN y usar IOTEC Forms, el usuario autorizado reconoce el tratamiento descrito en esta Política, sin perjuicio de los derechos que le asisten por ley.

6. Compartición con terceros (encargados / proveedores)

Podemos compartir datos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento únicamente para operar el servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

También podremos comunicar datos a autoridades competentes cuando exista obligación legal, orden judicial o requerimiento válido.

7. Conservación de la información

Conservamos los datos mientras exista la necesidad operativa, contractual o legal que justificó su recolección, y durante los plazos adicionales exigidos por normas laborales, de seguridad, fiscal o de archivo aplicables.

• Tokens locales de sesión: hasta el cierre de sesión o desinstalación de la app.
• Registros de formularios y evidencias: mientras el usuario tenga vínculo con la organización y/o según políticas internas de retención documental 5 AÑOS.
• Tokens de notificación: mientras la cuenta/dispositivo permanezca activo.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, se eliminarán o anonimizarán de forma segura, salvo que deban conservarse por mandato legal.

8. Medidas de seguridad

Adoptamos medidas técnicas y organizativas razonables, entre ellas:

• Acceso autenticado (Google Sign-In + token de API).
• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS hacia los servidores.
• Almacenamiento de archivos en servicios de nube con controles de acceso.
• Restricción de funcionalidades según roles autorizados.
• Respaldo y prácticas de administración orientadas a minimizar accesos indebidos.

Ningún sistema es 100 % seguro; el usuario debe custodiar su dispositivo y su cuenta Google.

9. Derechos del titular (habeas data)

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular puede ejercer los derechos de:

• Conocer los datos personales que se tratan.
• Actualizar y rectificar información inexacta o incompleta.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación cuando proceda legalmente, sin perjuicio de obligaciones de conservación.

Para ejercer estos derechos, escriba a gestion.documental@utencolombia.com o al correo de privacidad que se indique, indicando: nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud y medio de respuesta. Responderemos en los términos previstos por la ley.

10. Menores de edad

IOTEC Forms no está dirigida a menores de 18 años ni al público general. Está pensada exclusivamente para trabajadores autorizados de UTEN Colombia. No recopilamos de forma consciente datos personales de menores. Si usted considera que un menor o una persona no autorizada ha suministrado datos, contáctenos para su revisión y eliminación cuando corresponda.

11. Transferencias y transmisión internacional

Algunos proveedores (por ejemplo Google, Firebase o AWS) pueden procesar o almacenar información en servidores ubicados fuera de Colombia. En tales casos, se adoptarán las medidas contractuales y de seguridad razonables para proteger la información, de acuerdo con la normativa colombiana aplicable a transmisiones/transferencias internacionales.

12. Permisos del dispositivo (Android)

Puede revocar permisos desde la configuración del sistema Android; algunas funciones del formulario dejarán de estar disponibles.

13. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La versión vigente se publicará en esta misma URL, con la fecha de “Última actualización”. El uso continuado de la aplicación después de la publicación constituye conocimiento de los cambios, sin perjuicio de las autorizaciones adicionales que exija la ley.

14. Contacto

Para consultas sobre privacidad o ejercicio de derechos:

• Correo: gestion.documental@utencolombia.com
• Información general: informacion@utencolombia.com
• Teléfono: +57 (2) 837 3360 · Celular: +57 321 765 3611
• Web: utencolombia.com

Autoridad de control en Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co.